退職届の正しい書き方と無料テンプレート5選｜失礼にならない例文付きで解説！

「退職届ってどう書けばいいの？」「いつ出すべき？」と悩んでいませんか？

人生の節目である“退職”をスムーズに進めるためには、正しい退職届の書き方とマナーを知っておくことが大切です。

そこで本記事では、初めての方でも安心して使えるテンプレートから、提出時の注意点、退職後に必要な手続きまでを網羅的に解説します。この記事を読めば、もう退職届で迷うことはありません！

スポンサーリンク

退職届と退職願の違いとは？正しく使い分けよう

そもそも「退職届」と「退職願」は何が違う？

「退職届」と「退職願」は似た言葉ですが、意味と使い方に大きな違いがあります。
まず「退職願」は、会社に対して“退職したいという意思”を伝える文書です。つまり、まだ希望の段階。会社が了承しなければ退職は成立しません。一方「退職届」は、“退職を会社に通知する書類”であり、一度出せば撤回は基本的にできません。

たとえば、会社に「もう辞めたい」と思ったとき、まずは退職願を出して了承を得ます。その後、正式な退職手続きを進めるために退職届を出す…というのが正しい流れです。ただし、会社によっては最初から「退職届のみを出してください」と指示される場合もありますので、社内ルールは確認しましょう。

この違いを理解せずに退職届をいきなり出してしまうと、「あれ、もう辞めるの？」とトラブルになる可能性も。丁寧に段階を踏んで、スムーズな退職につなげましょう。

間違えるとトラブルに？使い分けるべきシーン

退職願と退職届は、使う場面を間違えるとトラブルの元になります。例えば、円満退職を目指す場合、まずは「退職願」で退職の意向を伝えるのが一般的です。これにより、会社側も引き継ぎや後任の手配をスムーズに行うことができます。

一方、「もう会社に一切関わりたくない」「即時退職したい」といった場合は、退職届の提出が有効です。ただし、就業規則や契約内容によっては即日退職できないこともあるため、注意が必要です。

また、上司や人事との関係性、社内の雰囲気によっても使い分ける必要があります。円満に退職したいなら退職願→退職届の順が無難です。

会社が指定してきたらどうすればいい？

会社によっては、「退職届を出してください」と明確に指定してくる場合があります。このようなときは、会社のルールに従って退職届を提出しましょう。ただし、「退職願をまず出してほしい」という企業もあるため、就業規則を一度確認しておくと安心です。

また、上司から「フォーマットはこれを使って」とテンプレートを渡される場合もあります。その場合、自分で用意したものではなく、会社指定の書式に従うことが望ましいです。書き方や文言も会社の文化に合わせるとトラブルを回避できます。

書類の効力はいつから？法的な違いを解説

法律上、退職は「労働者の一方的な意思表示」によって成立します。つまり、退職届を提出すれば、原則として退職は有効です。民法では、正社員で無期雇用の場合、退職届を提出してから2週間後には退職できるとされています。

一方、退職願はあくまで「願い」なので、提出しても会社が受理しなければ効力が発生しません。ですから、退職の法的な効力があるのは「退職届」である点を覚えておきましょう。

ただし、有期契約の場合や就業規則に特別な規定がある場合は例外もありますので、個別に確認が必要です。

実際の提出タイミングと注意点

退職届を出すタイミングは非常に重要です。就業規則に「退職希望日の1ヶ月前までに提出」と書かれている場合、それに従うのが基本です。遅れて提出すると、引き継ぎが不十分になったり、会社側に迷惑をかけてしまうことも。

また、退職届は直属の上司にまず相談し、了承を得たうえで正式に提出しましょう。突然書類を出すと、職場の空気が悪くなることもあります。円満退職を目指すなら、「タイミング」と「事前の相談」がカギです。

スポンサーリンク

退職届の基本構成と書き方ガイド

日付・宛名・本文・署名の順で構成される

退職届には決まった構成があります。一般的には、以下の順で記載します。

たとえば本文は、「私事、誠に勝手ながら一身上の都合により、令和○年○月○日をもって退職いたします。」というように、簡潔で丁寧な表現が望ましいです。

この構成を守らないと「非常識」と見なされることもあるため注意しましょう。特に宛名や署名に誤りがあると、大変失礼になるので正確に書くことが大切です。

退職理由はどう書く？書かない方がいい？

退職届に退職理由を書くべきか悩む人も多いですが、結論から言うと「書かなくてOK」です。なぜなら、退職届は「退職の意思」を伝えるための書類であり、理由を詳細に説明する必要はありません。多くのケースでは「一身上の都合により」とだけ書くのが一般的です。

「家庭の事情で…」「人間関係に悩んで…」などと具体的に理由を書くと、かえって会社側に説明を求められる可能性がありますし、トラブルの原因にもなりかねません。また、感情的な内容やネガティブな理由を書くのも絶対にNG。円満退職を目指すなら、余計なことは書かない方が賢明です。

ただし、どうしても理由を書きたい場合は、「一身上の都合により、退職いたします。なお、家庭の事情により長期間勤務が困難な状況です」など、抽象的かつ丁寧な表現を選びましょう。どんな理由であれ、社会人としてのマナーを忘れずに。

手書きとパソコン作成どっちがベスト？

退職届は「手書き」と「パソコン作成」どちらでも基本的には問題ありません。ただし、会社によっては「手書きが常識」と考えるところもあるため、まずは社内文化を確認することが大切です。

一般的には、手書きは誠意が伝わりやすく、フォーマルな印象を与える一方、字に自信がない人やミスを避けたい人にはパソコン作成の方が便利です。パソコンで作成する場合でも、印刷して署名・捺印は手書きで行うと、きちんとした印象を与えられます。

注意点としては、WordやPDFで作成する際にはレイアウトや書式にも気を配ること。行間が詰まりすぎていたり、フォントが派手だったりすると逆効果になります。ビジネス文書としてふさわしいフォント（MS明朝や游明朝など）を選び、余白も意識しましょう。

A4用紙でOK？便箋や封筒のマナーも確認

退職届を用意する際の用紙サイズは、A4用紙の白無地が基本です。便箋やレターセットを使う必要はありません。カラー印刷も不要で、できるだけシンプルに、白黒印刷が好まれます。

封筒については、白い無地の封筒（長形4号か角形4号）を使用しましょう。コンビニや文房具店で簡単に手に入ります。封筒の表には「退職届」と縦書きで中央に書き、裏には自分の名前を記載。封はのり付けせず、開けやすい状態で提出するのがマナーです。

手渡しの際には封筒に入れて提出しますが、事前に上司にアポを取り、落ち着いた場で渡すようにしましょう。提出のタイミングや場面も含めて「丁寧さ」が問われる場面です。

誤字脱字が命取り？よくあるNG例と対策

退職届はフォーマルな書類なので、誤字脱字は非常に目立ちます。たった一文字のミスでも「この人、適当に書いたのかな？」と思われてしまう可能性があります。特に上司の名前や会社名を間違えると、大変失礼になるので要注意です。

よくあるNG例には次のようなものがあります。

誤字脱字を防ぐためには、一度印刷して声に出して読む、第三者にチェックしてもらうなどの工夫をしましょう。また、文末の「敬具」を入れるか迷う人もいますが、退職届では不要です。あくまで簡潔で、読みやすく、丁寧であることが大切です。

スポンサーリンク

すぐ使える退職届テンプレート5選【DL可】

一般社員向け：シンプルな退職届

一般社員として退職する場合は、余計な言葉を省いたシンプルな退職届がもっとも適しています。定型文に沿って記載するだけで、失礼のないフォーマットになります。以下のような内容が基本です。

退職届

私事、誠に勝手ながら、一身上の都合により、令和〇年〇月〇日をもちまして退職いたします。

令和〇年〇月〇日

株式会社〇〇
代表取締役 〇〇 〇〇 殿

〇〇 〇〇（署名） 印

このように、余計な修飾語は一切使わず、事務的な内容に徹することがポイントです。言い回しに迷ったら、こういったテンプレートを使えば間違いありません。

転職理由に配慮した柔らか表現の退職届

次の職場が決まっている場合でも、退職届にはそれを明記しない方が無難です。ただし、相手との関係性や社風によっては「前向きな印象を与える」文言を添えたいこともあります。

たとえば、以下のように表現することで、柔らかく配慮した内容になります。

退職届

このたび、一身上の都合により、令和〇年〇月〇日をもちまして退職させていただきたく、ここにお届け申し上げます。

在職中は大変お世話になり、誠にありがとうございました。

令和〇年〇月〇日

株式会社〇〇
代表取締役 〇〇 〇〇 様

〇〇 〇〇（署名） 印

「お世話になりました」という一文が入るだけで、印象が大きく変わります。特にお世話になった上司への気遣いとして有効です。

パート・アルバイト用の退職届

パートやアルバイトの方でも、退職時にはしっかりと退職届を提出するのが社会人としてのマナーです。社員ほど形式に厳密である必要はありませんが、最低限のビジネスマナーは守るべきです。特に長く勤めた場合や、後任への引き継ぎが必要な場合は、きちんとした文書を提出することで良好な関係を保てます。

以下は、パート・アルバイト向けの簡易な退職届の例です。

退職届

私事、このたび一身上の都合により、令和〇年〇月〇日をもって退職させていただきたく、ここにお届けいたします。

これまでのご指導、ご厚情に心より感謝申し上げます。

令和〇年〇月〇日

〇〇店 店長 〇〇様

氏名（署名） 印

このテンプレートでは、「株式会社〇〇」といった正式な会社名ではなく、店舗単位の宛名にすることが一般的です。また、「在職中はお世話になりました」といった一言を添えることで、より丁寧な印象になります。

なお、口頭での退職意思表示のみで済ませるケースもありますが、トラブル防止のためにも文書で残すのがベストです。特に勤務シフトの調整などに影響がある場合は、できるだけ早めに届け出ましょう。

上司に見せる前の下書き用テンプレート

退職届を書くのが初めての人にとっては、いきなり本番の書類を書くのはハードルが高いですよね。そこでまずは「下書き」から始めるのが安心です。内容を確認してもらったうえで、最終的に清書すればスムーズに進められます。

下書き用テンプレートは以下のような形が便利です。

退職届（下書き）

このたび、私事により退職させていただきたく、文書を作成いたしました。
つきましては、以下の内容でご確認いただき、ご指摘などありましたらご教示いただけますと幸いです。

退職希望日：令和〇年〇月〇日
退職理由：一身上の都合

以上、よろしくお願いいたします。

このように、柔らかい文章で構成することで、上司にも確認してもらいやすくなります。下書きの段階では「敬語を使いすぎない」「素直な言葉でまとめる」ことがポイントです。

また、メール本文にこの内容を記載する形でも構いませんが、社内の文化に応じて「印刷して持参」や「Wordファイルを添付」など、提出方法を変えてもOKです。

ワード・PDF対応のテンプレート形式別紹介

退職届のテンプレートは、ネット上で無料配布されているものも多く、用途に応じて使い分けることが可能です。特に以下のような形式で探すと便利です。

実際に使う際は、「退職届 テンプレート Word」や「退職届 PDF 無料」などで検索すると、多くのサイトからダウンロード可能です。ビジネス書式専門サイトや、文房具メーカーの公式サイトなどが信頼できます。

注意点としては、ダウンロードしたテンプレートに企業ロゴや他社名が入っていないかを必ず確認し、必要な箇所をすべて自分の情報に書き換えるようにしましょう。内容が合っていても、見た目が他社のままだと信用を損なう恐れがあります。

スポンサーリンク

提出時のマナーとタイミング：退職届はいつ出す？

就業規則に沿った提出タイミングを確認

退職届をいつ出すかは、就業規則によって異なります。一般的には「退職の30日前までに提出」と定めている会社が多いですが、中には「2週間前」や「1ヶ月以上前」など、会社ごとに細かい違いがあります。

民法上では、無期雇用の労働者は「退職届を提出してから2週間後」に退職できるとされていますが、会社とのトラブルを避けるためにも、まずは就業規則を確認しましょう。

また、引き継ぎ業務が必要な場合や、繁忙期を避けたいなどの事情がある場合は、もっと前から準備しておくのが理想です。少なくとも退職の2ヶ月前には上司に相談し、スケジュールをすり合わせておくとスムーズに進められます。

上司への伝え方の流れとポイント

退職届を提出する前に、まずは上司への口頭での報告が必須です。いきなり紙を出すのではなく、「退職の意向がある」ことを先に伝えるのが社会人としてのマナーです。いくら退職は個人の自由とはいえ、突然の届け出は混乱や不信感を招いてしまいます。

伝える際は、以下のような手順を踏むとスムーズです。

1. 事前にアポイントを取り、静かな環境で時間を確保してもらう
2. 「少しご相談したいことがありまして」と前置きする
3. 「誠に勝手ながら、退職を考えております」と丁寧に伝える
4. 退職理由を聞かれたら、簡潔かつ前向きに説明する
5. 引き継ぎの意思を示し、協力的な姿勢を見せる

また、「上司の機嫌がいい日を狙う」「繁忙期を避ける」など、タイミングにも配慮しましょう。退職は感情的になりやすい場面でもありますが、冷静に、感謝の気持ちを持って伝えることで、円満な退職に近づきます。

口頭で退職を伝えるときの注意点

口頭で退職の意思を伝えること自体は問題ありませんが、いくつか注意点があります。まず、感情的な言葉や批判的な理由は避けることです。「もう耐えられません」「〇〇さんが嫌で…」といったネガティブな発言は、職場に悪影響を与える可能性があり、退職後の人間関係にも影響します。

また、口頭だけで済ませてしまうのはNG。あくまでも「意思表示」は口頭で、「正式な通知」は文書（退職届）で行うのがマナーです。上司が「わかったよ」と言っても、後から「言った・言わない」のトラブルに発展することもあるため、必ず退職届を提出して証拠を残しましょう。

さらに、退職理由について深掘りされた場合でも、簡潔に「一身上の都合」と伝えるのが無難です。変に取り繕おうとすると話がややこしくなるので、堂々と、しかし丁寧に伝えることが大切です。

提出方法：手渡し？郵送？メールはアリ？

退職届の基本的な提出方法は「手渡し」が原則です。上司に直接手渡しすることで、誠意が伝わりやすく、やり取りもスムーズに進みます。封筒に入れて「本日はお時間をいただきありがとうございます。こちら、退職届になります」と一言添えて渡しましょう。

ただし、遠方勤務やテレワーク中など、物理的に手渡しが難しい場合は「郵送」も可能です。その際は、以下の点に注意しましょう。

• 内容証明郵便で送ると確実に証拠が残る
• 宛先は会社の代表者や人事部など、適切な部署に
• 同封する手紙で、事情と退職日を簡潔に記載

一方、メールでの提出は推奨されません。メールは「正式な文書」として法的効力が認められにくく、受信環境や証拠としての信頼性も低いためです。どうしても急ぎで意思表示をする必要がある場合は、先にメールで「退職届を郵送いたします」と伝えたうえで、本紙を送付するようにしましょう。

会社とのトラブルを防ぐための工夫とは？

退職にまつわるトラブルは意外と多く、円満に進めるためには事前の工夫が欠かせません。よくあるトラブルには以下のようなものがあります。

• 有給休暇を使わせてもらえない
• 退職日を引き延ばされる
• 上司に退職届を受け取ってもらえない
• 引き継ぎが不十分で後に責任を問われる

こうしたトラブルを回避するためには、まず「記録を残す」ことが大切です。退職届はもちろん、上司とのやり取りもメールで記録を残しておくと安心です。

さらに、就業規則を事前に読み込んでおくことで、自分の権利と義務を正しく理解できます。たとえば「退職2週間前には通知すればよい」と法律で定められていても、会社が「1ヶ月前通知」としていれば、それに従う方がスムーズです。

また、「感謝の姿勢」を忘れないことも、トラブルを防ぐ大切なポイントです。「お世話になりました」「ご迷惑をおかけしないよう尽力します」といった一言が、相手の受け取り方を大きく変えます。

スポンサーリンク

退職届提出後の流れとやるべきことリスト

退職願受理後に確認すべき社内手続き

退職届を提出し、会社側が受理したら、それで終わり…ではありません。正式に退職が決まった後は、さまざまな社内手続きが待っています。スムーズな退職のために、何が必要かをしっかり確認しておきましょう。

まず確認すべきことは以下の通りです。

これらは部署によって対応が異なる場合もあるので、早めに人事や総務に相談して確認しておくと安心です。何も確認せずに「じゃあお世話になりました！」と辞めてしまうと、後から書類が足りず困ることに…。

有給休暇の消化はどうする？

退職時に余っている有給休暇は、基本的にすべて消化することが可能です。労働基準法では「退職時の有給取得を妨げてはいけない」と定められているため、会社側が理由なく拒否することはできません。

有給の残日数を確認するには、給与明細や勤怠管理システムなどをチェックし、人事部や上司に相談して日数を確認しましょう。希望通りに消化するには、なるべく早い段階から「退職日＝最終出勤日＋有給日数」で逆算してスケジュールを立てておくことが重要です。

たとえば、「3月末で退職したい。有給が10日ある」場合は、3月15日頃に最終出勤日を設定しておくのが理想です。ただし、引き継ぎが終わっていないと「有給は認めるが、〇日だけ出てほしい」と言われることもあるため、事前にしっかり調整しておきましょう。

健康保険・年金・税金の手続き一覧

退職後には、社会保険関連の手続きも自分で行う必要があります。会社に頼るのではなく、自分で動くことが大切です。以下は退職後にやるべき代表的な手続きです。

これらの手続きを忘れると、無保険状態になったり、将来の年金受給に影響が出たりと、重大な問題につながります。特に健康保険は退職したその日から無効になるため、すぐに切り替えることをおすすめします。

引き継ぎ書の作り方と注意点

退職前の引き継ぎは、会社への最後の貢献です。丁寧な引き継ぎができれば、良い印象を残すことができ、将来どこかで元同僚と再会した際にも恥ずかしくありません。逆に、「仕事を丸投げして辞めた」と思われると悪印象が残ります。

引き継ぎ書には以下の内容を盛り込むのが基本です：

• 担当していた業務の一覧
• 各業務の目的や進行状況
• 使用しているツール・パスワード（社内規定に準じて）
• 注意点・トラブル事例とその対処法
• 引き継ぎ相手の名前と役割

書式は自由ですが、ExcelやWordで項目を分けて整理すると見やすくなります。また、「1回引き継げばOK」ではなく、何度か打ち合わせやレクチャーを行うのが理想です。

加えて、作成した引き継ぎ書は上司に確認してもらい、「どこが不足しているか」などのフィードバックをもらうようにしましょう。最後まで誠意を持って対応することで、円満な退職につながります。

最終出勤日までの過ごし方と心構え

最終出勤日までは「もう辞めるんだから適当でいいや」と思いがちですが、それでは今までの努力が台無しです。逆に、この期間を丁寧に過ごすことで、「あの人は最後まで責任感があったな」という評価が残ります。

以下の点に意識して過ごしましょう：

• 引き継ぎの進捗を毎日確認・報告する
• 周囲へのあいさつや感謝の気持ちを忘れない
• デスク周りやメールの整理整頓を行う
• 自分しか知らない情報はマニュアル化する
• 最終日に軽くお礼の菓子などを配ると好印象

また、退職後に別の職場へ転職する人も、フリーになる人も、会社での人脈が役に立つ場面は必ずあります。最後の印象がその後の人生にもつながるという意識を持って、丁寧に終わりを迎えましょう。

よくある質問（FAQ）

以下は「退職届 書き方 テンプレート」関連でよく検索される疑問とその回答です。

Q1. 退職届と退職願はどう違うの？
A. 退職願は「退職したいという希望」を伝える書類で、会社の承認が必要です。一方、退職届は「退職することを通知」する文書で、提出後の撤回は原則できません。

Q2. 退職届には退職理由を書く必要がありますか？
A. 基本的に「一身上の都合により」と書けば十分です。具体的な理由を詳しく書く必要はありませんし、書かない方が無難です。

Q3. 手書きとパソコン作成、どちらが正しいの？
A. どちらでもOKですが、会社の文化に合わせることが重要です。手書きは誠意が伝わりやすく、パソコン作成は修正がしやすいというメリットがあります。

Q4. 有給休暇は退職時に全て使えますか？
A. はい、原則として使えます。法律で保障されており、会社側が一方的に拒否することはできません。ただし、事前に上司と相談しておくとトラブルを防げます。

Q5. 無料で使える退職届テンプレートはありますか？
A. はい、この記事ではWordやPDF形式の無料テンプレートを複数紹介しています。用途や立場に応じて使い分けることが可能です。

まとめ

退職届はただの「辞めます」の書類ではありません。書き方、提出のタイミング、使い分け、マナー、そしてその後の対応まで、すべてが円満退職のカギを握っています。この記事では、「退職届の書き方テンプレート」を中心に、実用的な文例から社会保険の手続き、提出のマナーまでを解説しました。

失礼のない丁寧な対応を心がけることで、今の職場との関係性を良好なまま保ち、新しい一歩をスムーズに踏み出すことができます。あなたの退職が、前向きで明るい未来につながるものであることを願っています。